Processen för en upphandling

Genom att i förväg upphandla dessa inköp, kan kommunerna få bättre priser och övriga avtalsvillkor. En upphandling tar vanligtvis 3-12 månader att genomföra.

Upphandlingsenheten samordnar upphandlingarna åt kommunerna Upphandlingsenheten i Västra Mälardalens Kommunalförbund (VMKF) samordnar upphandlingar för Köpings-, Arboga-, Kungsörs- och Surahammars kommun samt de kommunala bolagen. Arbetet sker med utgångspunkt i vår Upphandlings- och inköpspolicy. Målsättningen är att få bästa kvalitet till lägsta möjliga kostnad.

Behovsanalys

Beställaren gör en behovsanalys utifrån sin verksamhet. En beställningsskrivelse på upphandling skickas till Upphandlingsenheten

Marknadsanalys

Beställaren skannar av marknaden, vilka leverantörer finns, produkter, nyheter på marknaden mm. Upphandlingsenheten kan bistå med upphandlingsunderlag från tidigare gjorda upphandlingar.

Förfrågningsunderlag

Förfrågningsunderlag och kravspecifikation tas fram i samverkan mellan Beställaren och Upphandlingsenheten.

Annonsering

Beroende på upphandlingens värde annonseras upphandlingen nationellt i Sverige eller inom EU.

Anbudsöppning

Inkomna anbud öppnas av minst två personer och ett anbudsdiarium upprättas.

Kvalificering

Här kontrolleras om inkomna anbud uppfyller ställda krav på vara/tjänst. Krav på företagets tekniska förmåga och kapacitet samt ekonomi och skatter kontrolleras. Endast de anbud som uppfyller kraven går vidare till utvärdering.

Utvärdering

Utvärdering sker enligt kriterier i förfrågningsunderlag. Eventuell förhandling genomförs.

Tilldelning

Beslut tas om antagen leverantör och besked om tilldelning med motivering skickas till samtliga anbudsgivare.

Avtalsspärr

Från det att tilldelningsbeslut meddelats finns en avtalsspärr under 10 dagar, då avtal inte får tecknas. Under den tiden är det möjligt att begära överprövning av tilldelningsbeslutet hos Förvaltningsrätten.
Om en anbudsgivare anser att det förekommit formella fel under upphandlingen, så finns möjligheten att begära överprövning.
Om en leverantör överprövar upphandlingen under denna tid inträder automatiskt en så kallad förlängd avtalsspärr.

Avtalstecknande

I de flesta fall kan avtal tecknas 10 dagar efter tilldelningsbeslutet, om ingen överprövning gjorts till Förvaltningsrätten.

Leverans

Varan/tjänsten levereras och kontrolleras mot specifikationer eller så sker avrop mot ramavtal.

Uppföljning

Avtalen ska följas upp kontinuerligt för att kontrollera att rätt varor eller tjänster levereras till rätt pris och förutsättningar.